Hướng dẫn khi tự thiết lập email doanh nghiệp
Trong các quan điểm kinh doanh hiện đại ngày nay, việc có một địa chỉ email cho doanh nghiệp đôi khi còn quan trọng hơn thực sự sở hữu một địa chỉ công ty. Không khó để thiết lập một tài khoản email cho doanh nghiệp, thậm chí Doanh nghiệp còn có thể sở hữu tài khoản mail hoàn toàn miễn phí. Hoặc Doanh nghiệp cũng có thể chọn sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Tùy vào hình thức mail mà Doanh nghiệp lựa chọn, lợi ích đạt được sẽ là khác nhau. Bizfly Cloud sẽ hướng dẫn cách tự thiết lập email doanh nghiệp
Tự thiết lập email doanh nghiệp miễn phí
Các dịch vụ mail phổ biến như Gmail, Yahoo, và Mail.com hiện cung cấp một số tùy chọn mail doanh nghiệp miễn phí. Mặc dù các dịch vụ này không hỗ trợ một tên miền email dạng tencongty.com, nhưng mang đến một giải pháp thay thế chi phí rẻ cho doanh nghiệp nhỏ không có một ngân sách thực sự dồi dào. Khi chọn một dịch vụ email miễn phí, hãy tạo một tài khoản giống như khi đăng ký một email cá nhân, nhưng thay vào đó hãy sử dụng tên công ty; ví dụ: tenconty@gmail.com
Thiết lập Domain Email
Nếu Doanh nghiệp đã mua tên miền mà chưa thiết lập trang web thì vẫn có thể có địa chỉ email hoặc một số địa chỉ email có tên miền đó làm phần mở rộng.
Hình thức của một địa chỉ mail Doanh nghiệp chuyên nghiệp:
Một tên miền điển hình cho email doanh nghiệp sẽ có dạng như sau: sales@vccloud.com.
Để bắt đầu thiết lập một địa chỉ email doanh nghiệp, bạn sẽ cần một miền tùy chỉnh. Tên miền, trong ví dụ này là, vccloud.com.
Bước đầu tiên là đăng ký tên miền cho thương hiệu hoặc doanh nghiệp của bạn. Nếu đã có địa chỉ trang web, bạn nên sử dụng địa chỉ này cho email doanh nghiệp trừ khi bạn muốn thiết lập chặn spam và bảo mật riêng cho 1 host email riêng hoặc chuẩn bị cho hàng triệu lượt traffic được gửi đến một add-on domain khác.
Liệu có thể sở hữu một địa chỉ mail Doanh nghiệp miễn phí?
Có thực sự có email business free?
Hiện tại, không có tùy chọn nào thực sự "miễn phí" cho email doanh nghiệp có miền web tùy chỉnh. Ít nhất bạn sẽ phải mua một tên miền web với chi phí khoảng 10$ tại hầu hết các đơn vị cung cấp tên miền hiện có trên thị trường.
Microsoft đã từng có chương trình khuyến mãi vào năm 2014 cung cấp email doanh nghiệp tùy chỉnh miễn phí, tuy nhiên, chương trình đã ngừng hoạt động. Bạn sẽ phải tạo một tên miền web trước khi bạn có thể thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp.
Các mẹo sử dụng email doanh nghiệp
1. Luôn luôn dùng domain website
Người nhận sẽ dễ dàng nhận ra ngay đó là doanh nghiệp của bạn nhờ vào địa chỉ email và với tên miền web đó, họ cũng sẽ dễ dàng tìm thấy nhiều thông tin hơn, nhiều sản phẩm hơn hoặc truy cập lại nếu bạn đang gửi quảng cáo cho một danh sách email.
2. Không sử dụng địa chỉ email ISP
Có thể bạn nghĩ một @ verizon.net hoặc @ comcast.net là một tên miền kinh doanh có thể chấp nhận được, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không còn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ internet đó trong tương lai nữa? Bạn nên thay thế bất kỳ email ISP nào bằng một tên miền tùy chỉnh càng sớm càng tốt.
Điều này rất dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác. Bạn làm việc cho Verizon hay bạn có doanh nghiệp của riêng mình? Doanh nghiệp của bạn tên là gì? Tất cả sẽ được trả lời bằng cách sử dụng tên miền tùy chỉnh của doanh nghiệp.
3. Sử dụng các định dạng email chuẩn
Việc này nghe thì đơn giản nhưng chưa chắc đã được doanh nghiệp chú ý và thực hiện đúng. Quy tắc luôn là simple is the best, càng đơn giản càng tốt, đặc biệt trong những trường hợp bạn có một tên miền dài và khó nhớ như @amazingscooters.com chẳng hạn. Bạn có thể duy trì thương hiệu và tạo các địa chỉ email cho các chức năng khác nhau và các dịch vụ trả lời trong nội bộ doanh nghiệp.
hello@vccloud.com
Nhận tất cả địa chỉ email trong mạng truyền thông xã hội, contact page và các trang báo chí.
press@vccloud.com
Email được sử dụng riêng cho các yêu cầu về quan hệ công chúng, báo chí và truyền thông.
customerservice@vccloud.com
Đây là email chức năng kinh doanh quan trọng, nơi khách hàng có thể yêu cầu thêm thông tin, hoàn tiền, hủy và thông tin chính sách.
legal@vccloud.com
Địa chỉ email này dành cho các vấn đề về pháp lý nếu có xảy ra.
chaupm@vccloud.com hoặc chau@vccloud.com
Đối với nhân viên bán hàng hoặc nhân viên riêng lẻ, bạn có thể tạo cơ chế đặt tên phù hợp với quy mô và phạm vi của công ty.
sale@vccloud.com
Bạn có bộ phận bán hàng để xử lý các lead/khách hàng tiềm năng không? Hãy gửi traffic đến địa chỉ email quan trọng này.
Lưu ý, không bao giờ sử dụng chữ số trong tên email. Như vậy có vẻ không chuyên nghiệp và khá rườm rà để ghi nhớ.
4. Đặt tên và ảnh hồ sơ
Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng email thông thường cho email doanh nghiệp như Gmail, bạn có thể thay đổi một số cài đặt nhất định trong các mail của mình để đảm bảo người nhận có thể xác định được bạn là ai và làm cách nào để liên hệ trực tiếp với bạn.
Thao tác này bao gồm thiết lập tên đầy đủ, ảnh hồ sơ và chữ ký cá nhân (tùy chọn) với các thông tin liên hệ như số điện thoại, địa chỉ skype, địa chỉ công ty, logo…
5. Bảo mật địa chỉ email
Email doanh nghiệp cung cấp bảo mật tốt hơn
Email doanh nghiệp cần mật khẩu và bộ lọc spam an toàn hơn các địa chỉ thông thường. Các hoạt động hacking, lừa đảo, tống tiền và spam có thể phá hủy email doanh nghiệp và thậm chí dẫn đến các vi phạm dữ liệu nguy hiểm hơn gây thiệt hại nặng nề cả về tài chính lẫn tên tuổi thương hiệu.
Một số nhà cung cấp dịch vụ mail doanh nghiệp sẽ cung cấp các hỗ trợ chống spam. Ví dụ: VCCloud Mail Inbox tạo ra một số bộ lọc nhất định sẽ tự động chặn các hoạt động spam độc hại, bạn cũng có thể thiết lập các bộ lọc bổ sung để nắm bắt các hoạt động khác trong doanh nghiệp và ngành.
VCCloud Mail Inbox
VCCloud hiện đang cung cấp một sản phẩm tuyệt vời để giúp bạn thiết lập địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột. VCCloud Mail Inbox cung cấp một dung lượng hòm thư, số lượng account không giới hạn, với hàng ngàn lưu lượng email lưu thông qua một mailbox trung tâm. Là đối tác được tin tưởng bởi các nhà cung cấp lớn như Gmail, VCCloud Mail Inbox có độ tin cậy cao đảm bảo cho quá trình trao đổi mail được thông suốt, không bị lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
>> Tham khảo thêm: VCCloud Mail Inbox - Giải pháp email hosting được các nhà cung cấp (Gmail, Hotmail…) tin tưởng
Không chỉ giúp Doanh nghiệp sở hữu 1 email với tên miền công ty chuyên nghiệp, VCCloud Mail Inbox còn tích hợp các tính năng chống spam tuyệt vời và antivirus trên nền tảng cloud của VCCloud an toàn bảo mật.
Tất cả những gì bạn cần làm để thiết lập một địa chỉ email tùy chỉnh với VCCloud Mail Inbox là nhấn "setup", sau đó chọn tên miền bạn muốn sử dụng và có thể ngay lập tức bắt đầu gửi tin nhắn từ hòm mail mới của mình.
Như vậy, với các lựa chọn kể trên, Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập một địa chỉ mail Doanh nghiệp cho riêng mình rất đơn giản, dễ dàng. Quan trọng là doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu và mức độ quan trọng của email đối với tổ chức của mình để lựa chọn được hình thức hợp lý và tối đa lợi ích nhất.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Làm thế nào để tạo email với tên miền riêng?
