Trang chủ Cloud Computing

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

Một khoản đầu tư vào tài khoản email doanh nghiệp (business email account) có thể tạo nên một sự khác biệt giữa thành công và thất bại đối với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc tìm đúng nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp lại không phải là vấn đề hàng đầu. Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng email chỉ là một thứ được cho sẵn - sau tất cả thì email luôn được sử dụng hoàn toàn miễn phí, vậy nên chỉ cần thiết lập một tài khoản email đơn giản, giống như "YourGreatNewBusiness@outlook.com" là được!

Các tài khoản email miễn phí thật sự là một lựa chọn rất tuyệt vời cho mục đích cá nhân, nhưng với doanh nghiệp thì không. Việc thiếu một giải pháp email doanh nghiệp thích hợp có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp khi nó bắt đầu phải mở rộng quy mô.

Vì vậy hãy chuẩn bị cho sự tăng trưởng với một tài khoản email doanh nghiệp thật chuyên nghiệp. Dưới đây là những lợi ích to lớn mà tài khoản email doanh nghiệp đem lại, những điều mà bạn sẽ không bao giờ nhận được từ việc sử dụng những tài khoản email miễn phí.

1. Khách hàng sẽ bị thu hút bởi địa chỉ email của doanh nghiệp

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 1.

Hãy tưởng tượng bạn đang xuất hiện ở một sự kiện và gặp được khá nhiều khách hàng tiềm năng tuyệt vời. Bạn dành cả buổi tối để nói về dịch vụ và những điều khiến bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Khách hàng cảm thấy hào hứng về những điều bạn nói và họ yêu cầu một chiếc danh thiếp từ bạn. Tiếc rằng trên tấm danh thiếp ấy là một tài khoản email miễn phí chứ không phải một tài khoản email thể hiện được tên doanh nghiệp của bạn trên đó. Thay vì phải là "YourName@YourGreatNewBusiness.com", thì lúc này email phi doanh nghiệp của bạn lại có nội dung là "YourName@outlook.com." Một cái về sự không chắc chắn thể hiện trên khuôn mặt của khách hàng và đôi chút không chuyên nghiệp đang được thể hiện trên con người bạn chỉ vì một tài khoản email.

Các chi tiết nhỏ có thể tạo ra hoặc phá vỡ niềm tin với khách hàng. Sử dụng tài khoản email miễn phí ngụ ý rằng doanh nghiệp của bạn quá trẻ, nhỏ hoặc thiếu trình độ kỹ thuật để có được một địa chỉ email dựa trên tên miền riêng. Điều này thực sự khiến doanh nghiệp rất mất điểm trong mắt của các đối tác và khách hàng.

Bên cạnh việc giành được lòng tin của khách hàng với một email doanh nghiệp, trong trường hợp không đem theo danh thiếp, thì khách hàng và đối tác vẫn hoàn toàn có thể nhớ được tài khoản email của bạn, và việc hợp tác không vì thế mà bị đứt đoạn. Thực tiễn, tiêu chuẩn cho email doanh nghiệp khá đơn giản, nó sẽ có cấu trúc như sau "YourName@YourGreatNewBusiness.com".

2. Xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 2.

Bạn đã bao giờ nhận được spam từ tài khoản cá nhân của một người bạn sau khi địa chỉ email của họ bị tấn công chưa? Hãy tưởng tượng bạn nhận được một scam từ một khách hàng bạn vừa mới hợp tác xong. Liệu bạn có muốn tiếp tục gửi thông tin quan trọng của công ty cho khách hàng này nữa không?

Một tài khoản email doanh nghiệp chất lượng luôn bao gồm giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc spam, giúp bảo vệ email của bạn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Điều này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi quy mô kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên, vì nó sẽ bảo vệ cả nhân viên và khách hàng của bạn.

Tài khoản email doanh nghiệp an toàn giúp bạn yên tâm khi biết rằng các tệp quan trọng của bạn sẽ không bị nhiễm virus hay malware. Ngoài ra, khách hàng của bạn cũng sẽ yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những thông tin nhạy cảm, quan trọng mà không sợ bị tấn công.

3. Hãy yên tâm rằng công nghệ sẽ phát triển song hành với bạn

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 3.

Khi sử dụng email cá nhân, chủ sở hữu doanh nghiệp thường đánh mất các thông tin insight khách hàng có giá trị về truyền thông, điều này có thể gây nên cản trở cho sự tăng trưởng trong dài hạn. Tài khoản email doanh nghiệp đảm bảo rằng dịch vụ email sẽ trở một phần trong chiến lược truyền thông. Một nhà cung cấp email doanh nghiệp sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và cấp quản lý dễ dàng thực hiện những điều sau đây:

- Kiểm tra email của một nhân viên khi họ nghỉ phép du lịch hoặc bị bệnh, để đảm bảo rằng công việc không bị bỏ dở.

- Xem lại chuỗi email của khách hàng trong một dự án.

- Giải quyết xung đột tại nơi làm việc (xung đột ngày xảy ra trên email).

- Thêm nhiều tài khoản email cho nhân viên khi quy mô công ty tăng lên.

- Giúp nhân viên trả lời khách hàng về những vấn đề nhạy cảm hoặc những câu hỏi khó.

Khi các doanh nghiệp phát triển, xung đột thường không thể tránh khỏi. Tất cả các tài khoản email doanh nghiệp của nhân viên đều thuộc quyền sở hữu của công ty, trong khi email cá nhân chỉ thuộc về duy nhất cá nhân đó. Nếu xung đột phát sinh, doanh nghiệp của bạn không có quyền kiểm soát hoặc truy cập vào tài khoản email cá nhân. Trong khi đó, email doanh nghiệp công ty có toàn quyền để kiểm soát, nhờ vậy công ty sẽ nhanh chóng giải quyết được các vấn đề xung đột giữa nội bộ hoặc giữa nhân viên công ty với khách hàng, tránh gây ra những thiệt hại không đáng có vì chậm trễ.

4. Email hoạt động phục vụ cho riêng bạn

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 4.

Các giải pháp email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay được đóng gói với một bộ công cụ tích hợp nhằm tăng hiệu quả tối đa cho công việc của bạn.

Tài khoản email doanh nghiệp chất lượng bao gồm:

- Lịch để lên kế hoạch trong nội bộ và bên ngoài.

- Ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel,...).

-.Hỗ trợ dịch vụ khách hàng qua email hoặc điện thoại.

- Chống spam và bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại.

- Dung lượng lưu trữ hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn.

- Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm.

Khi tìm kiếm một giải pháp email doanh nghiệp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải so sánh các công cụ tích hợp để xác định xem tùy chọn nào là tốt nhất cho bạn.

5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 5.

Một nền tảng email doanh nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền so với một giải pháp miễn phí. Các giải pháp miễn phí thường đi kèm với sự giới hạn dung lượng, nghĩa là bạn cần phải xóa email của mình sau mỗi vài tháng. Điều này không chỉ mất thời gian, mà còn khiến bạn mất các email và các file có giá trị trong thời gian dài.

Bạn hãy dành quỹ thời gian để quản lý bộ nhớ email cho những công việc phục vụ cho sự phát triển doanh nghiệp. Bạn có thể sẽ cân nhắc việc sở hữu một email server nội bộ, nhưng điều đó lại đòi hỏi một đội ngũ nhân viên CNTT để quản lý server, chi phí này lớn gấp nhiều lần so với việc tìm kiếm một nhà cung cấp email doanh nghiệp đáng tin cậy (ví dụ như VCCloud).

6. Email doanh nghiệp giúp bạn mở rộng dễ dàng

6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 6.

Đối với các công ty đang phát triển, việc chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ email có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Dữ liệu thường bị mất trong quá trình chuyển giao, nhân viên không sử dụng được email trong vài ngày (hoặc thậm chí cả tuần) và khách hàng trở nên thất vọng khi email của họ gửi đi thất bại. Xây dựng doanh nghiệp của bạn trên nền tảng email doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoạt động không gián đoạn khi bước vào giai đoạn phát triển. Thật dễ dàng để thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, thay đổi bộ nhớ, sao lưu dữ liệu và tích hợp các công cụ cộng tác.

Email của bạn có thể được xem như là một bản ghi lịch sử của công ty, và việc mất đi các email này sẽ gây thiệt hại trong quá trình phát triển ở tương lai. Bằng cách chọn lựa giải pháp email doanh nghiệp ngay từ đầu, bạn đang đặt nền tảng cho việc mở rộng doanh nghiệp được dễ dàng hơn.

Dịch từ: microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2016/06/22/enterprise-email-what-a-new-business-needs-to-know/

>> Có thể bạn quan tâm: Tối ưu chi phí sử dụng email service cho Doanh nghiệp